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企业组织结构的变化,职位的变化,来重新修订职位说明书
日期:2021-10-20 浏览
一家企业在三年或者五年内,应该重新制定一次企业的发展战略。对于传统的制造型企业和生产型企业,一般五年为宜;对于一些高新技术企业,技术进步特别快,产品更新换代速度也很快,市场形势的变化也特别快,可能经过两年或者三年就需要重新调整或者制定企业的发展战略。甚至一些企业出现组织发展超越战略的情况,这时候主要调整的方向也发生了变化。
应根据企业发展战略的调整而调整

在企业发展战略调整之后,可能会引起组织结构的调整和变化,例如产品有变化,原来某产品的事业部取消了;也可能增加了一个新的产品,那么就会增加一个新的部门;或者研发力量要加大,需要增设新的研发部门,那么这时组织结构就变了,会出现一些新的职位,或者有一些老职位消失;此外,有些职位的内容职责也会有所变化。
提倡根据企业发展战略的调整,企业组织结构的变化,职位的变化,来重新修订职位说明书。这个时间应该基本上和企业发展战略制定的时间相吻合。如果说每一年有小的变化,就应该做一些微调,例如某个人的职责会减少几项,另外一个人职位的职责可能会增加一两项。这项工作由人力资源部主持,和相关的部门来研究决定,研究以后要进行总的调整。

常见职位说明书问题及修正方法
在职位说明书的撰写中问题是多样的,可以归结概括为五个方面的问题,分别是功能概念模糊、职责重叠交叉、系统性不足,不调整工作。

很多企业职位管理中都能捧出厚厚一沓的文案,但仔细分析读后就会发现,他们并不是职位说明书,而仅仅是岗位职责制说明,或者是工作分析内容,再有一些企业将招聘要求也充当职责的说明。岗位职责制侧重于岗位任职人应该完成的职责,并不能全面反映岗位的信息,并没有其行为或工作活动的结果;工作分析侧重于工作的流程,时间结点。只有职位说明书则全面反映了职位和职位任职人的全面信息。
2.职责重叠交叉


许多企业在设计职位时考虑欠缺,以团队为单位来设计工作任务,即同一项工作任务需要几个部门或几个岗位共同完成或出现一岗多人,一人多岗,这就出现了职责重叠交叉。正确地处理职责重叠交叉有助于发挥协作效应,取长补短,提高工作效率。但很多企业在撰写职位说明书时对这些职责重叠交叉的工作没有明确各岗位的职责权限,以及对工作结果应承担的责任,反而导致工作中岗位职责不清、多头领导,工作中出现问题各部门间又互相推诿,降低了工作的效率。
3.脱离实际

大多数企业已经认识到职位说明书的作用,开展工作分析的企业也越来越多,但编写出来的职位说明书却未真正起作用。有的企业在追求管理科学化、现代化,对工作分析缺乏正确认识的情况下,盲从主流要各个岗位上的任职人自己编写职位说明书;有的企业,由人力资源部自己闭门造车,使描述脱离本企业的实际,尤其是对任职人资格的界定缺乏客观的标准,结果使岗位说明书无法在实际工作中使用,成为案头摆设,只好被束之高阁。

4.系统性不足


职位说明书编写的过程,其实是对企业业务流程重新认识的过程。一套科学、规范的职位说明书能对企业的各项工作及人力资源管理的其他工作提供依据。但是,不少企业的岗位描述都有不完整、夸大职责或缩小职责、任职资格主观性强等问题。有的为了节约成本,甚至只对关键岗位或部门进行岗位描述,导致后续的岗位评价、招聘等工作缺乏客观、统一的尺度,科学的人力资源管理工作也无从谈起。
5.无调整工作


职位说明书的重要性显而易见,一旦它被确定并公布出来以后,是否还能对它的内容进行更改呢?职位说明书应该说不是一成不变的,它应该隔一段时间进行一次修订,而且这种修订应该和企业的人力资源规划结合在一起。